Nous avons tous déjà été victime d’un non-retour de courriel qui, pourtant, était d’une importance capitale. Le destinataire est-il trop occupé? Suis-je réellement une priorité? Ce sont des questions que nous nous sommes tous posées, mais qui ne règlent aucun problème. Il était pour nous davantage pertinent de nous questionner à savoir si nos courriels étaient assez clairs. Oui, nous l’avons fait pour nous, mais également pour vous afin que tous puissent bénéficier de courriels qui soient enfin lus, entendus, et ce, sans pertes de temps!

Voici donc quelques idées pour vous aider à rédiger des courriels efficaces.

1. Allégez la structure

Votre courriel doit être simple tant sur le contenu que sur sa présentation. Un texte sans fin et sans espace découragera rapidement le lecteur, qui lui n’investit qu’en moyenne 8 secondes à la lecture du courriel en question !  Il est donc beaucoup plus avantageux de revenir à la base, soit d’écrire des phrases courtes et de séparer son courriel en trois parties distinctes : l’introduction, le développement et la conclusion.

2. Avisez votre destinataire

Mettez votre destinataire en contexte, et ce, en quelques mots seulement : deux à trois lignes suffisent. Cette courte introduction doit contenir des informations comme celles-ci : quand est la dernière fois où vous avez échangé sur le sujet? Quels points importants en étaient ressortis? Qu’est-ce qui vous amène à l’aborder aujourd’hui? Si le destinataire ne sent pas l’importance de l’échange dans la première partie du courriel, il se pourrait qu’il ne vous classe pas au sein de ses priorités!

3. Synthétisez votre contenu

Le corps du texte vous permet de décrire l’annonce que vous lui avez citée plus haut. Très appréciée sous forme de liste, cette partie sert à énumérer le constat, les nouveautés apportées, ou même les inquiétudes face à une situation. Soyez clair et bref, car il n’y a jamais de place pour les informations superflues. Si votre courriel contient des documents joints, il est essentiel de l’indiquer et d’expliquer ce qui s’y retrouve afin que ceux-ci ne passent pas inaperçus !

4. Citez vos attentes

La conclusion est trop souvent mal utilisée : plusieurs font l’erreur d’énumérer une deuxième fois ce qu’ils ont cité plus haut, alors que c’est inutile. Pour optimiser les résultats positifs, vous devez faire part à votre destinataire ce que vous avez fait, ce que vous comptez faire, et ainsi, quelles sont vos attentes envers lui. Cette méthode vous permettra d’éviter les multiples malentendus.

Bonus. Les règles non-écrites des courriels

Il existe plusieurs règles qu’y ne sont pas toujours connues et qui peuvent vous aider dans votre rédaction. Voici une liste des plus importants que j’ai ressorti pour vous:

À: Cette mention a pour principale fonction d’attitrer votre message ainsi que la responsabilité de la réponse à une personne.

CC: Utiliser la mention CC pour mettre en copie à tous les destinataires que vous désirez informer avec votre message. Un courriel devrait toujours être adressé à une seule personne dans le cas où des étapes suivront son envoie. Par contre, si le message est d’ordre général, il est préférable d’utiliser une adresse de groupe ou encore d’utiliser la fonction CCI.

CCI: Cette mention vous servira lorsque vous ne voudrez pas que vos destinataires voient la liste complète des gens à qui vous envoyer votre courriel. Principalement utilisé dans des messages de sollicitations où vous désirez garder un haut niveau de confidentialité. Cette mention peut aussi être utilisé lorsque vous désirez faire connaître la réponse que vous transmettrez par un collègue ou un supérieur.

Vous écrivez des courriels tous les jours.

Prendre le temps d’appliquer une technique opérante comme celle-ci vous permettra non seulement d’augmenter les chances de compréhension du message en question, mais aussi d’augmenter les chances de vous classer parmi les réponses rapides et prioritaires de vos destinataires!

Alors pourquoi ne pas appliquer cette technique dans toutes vos prochaines communications courriels?

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